Quelles sont les étapes pour réussir votre inventaire des immobilisations ?

Dans toute organisation, qu’elle soit publique ou privée, maîtriser et connaître le détail de vos actifs immobilisés vous permet de mieux piloter votre gestion et d’améliorer les performances de vos investissements. Explications.

Qu’il s’agisse du mobilier, des outils de production ou du matériel informatique, vous avez tout à gagner à vous pencher attentivement sur l’inventaire de vos immobilisations. C’est d’autant plus vrai qu’il existe parfois une différence importante entre les biens listés sur le fichier des immobilisations et la réalité du terrain. Il est important de multiplier les vérifications pour faire en sorte que tout corresponde, et que les états financiers reflètent bien le patrimoine réel de l’entreprise.

Etapes à suivre pour réaliser votre inventaire

Tout d’abord, commencez par identifier le référent ou le chef de projet. Ensuite, procédez à l’analyse de l’existant en passant en revue le fichier des immobilisations, les inventaires passés, les investissements et mises au rebut… A partir de quoi, vous pouvez élaborer un plan d’action qui couvre le périmètre d’inventaire, les attentes des différents services concernés, etc. Vous devez ensuite identifier les besoins techniques (mise en place de code-barres, type de lecteurs, puces RFID, géolocalisation…), élaborer la charte d’étiquetage, et définir les informations à recenser (marque, modèle, numéro de série, centre de coûts, localisation…). A ce stade, vous voilà prêt à former l’équipe d’inventaire puis à mettre en place une « zone pilote ». Une fois celle-ci validée, déployez l’inventaire sur site. Des contrôles qualitatifs et quantitatifs pourront alors être effectués pour valider les données et mettre à jour les données dans vos outils de gestion. Dernière étape ? Un débriefing pour vérifier la bonne réalisation de la mission.

réussir votre inventaire des immobilisations
Interne ou externalisé, quelle solution allez-vous choisir pour votre inventaire des immobilisations ?

Quel est votre intérêt ?

Réaliser correctement votre inventaire vous permet d’avoir un fichier des immobilisations à jour au niveau comptable et des comptes certifiés. Vous optimisez également la gestion des mouvements et définissez vous-même les règles d’entrées et de sorties. Même impact bénéfique sur la gestion des maintenances, c’est-à-dire du matériel informatique ou des outillages. Enfin, la bonne réalisation de l’inventaire permet une meilleure régulation et maîtrise des demandes d’achats par vos services ou départements.

Un inventaire qui paye

Il n’est pas rare de faire un certain nombre de découvertes étonnantes entre vos actifs « théoriques » et ceux réellement présents sur le terrain. Par exemple, lors de nos interventions en milieu industriel, nous découvrons des décalages importants entre le fichier des immobilisations transmis en amont et le fichier transmis en fin d’inventaire. Ces décalages peuvent parfois atteindre plus de 40 % du périmètre d’inventaire initial.

Il arrive également que nos interventions mettent à jour l’existence de biens en surnombre car répartis sur plusieurs sites ou plusieurs agences ou de biens hors d’usage toujours présents sur site.

Une fois ces décalages mis à jour, vos bénéfices sont tout aussi étonnants : gain de place via la mise au rebut de biens non utilisés et/ou défectueux, et génération de cash disponible immédiatement via la revente des biens non utilisés.

Solution interne ou inventaire externalisé ?

Externaliser votre inventaire des immobilisations vous apporte l’assurance d’un inventaire réalisé de façon objective, fiable et exhaustive. Vos équipes peuvent se concentrer sur leur « cœur de métier ».

De plus, le cabinet spécialisé pousse l’inventaire des immobilisations plus loin que ne le fait l’option interne, qui se contente généralement d’un pointage du fichier d’immobilisations et qui interdit donc toute vérification a posteriori par d’éventuels auditeurs. Le cabinet réalise un inventaire physique avant de mettre en parallèle le relevé technique et l’enregistrement comptable qui lui correspond. Enfin, la signature d’un cabinet reconnu au bas de la mission est un facteur sécurisant pour les auditeurs et l’administration fiscale.

Pour résumer, pourquoi privilégier une solution externe ?

  • Mise à disposition d’une équipe spécialisée et en nombre suffisant
  • Fourniture des outils logiciels et informatiques
  • Gestion homogène (si différents sites)
  • Fiabilité et exactitude des données
Quelle solution allez-vous choisir pour votre inventaire des immobilisations ?

 

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